Scheduling an Appointment
Termin vereinbaren
Schedule, confirm, and change an appointment by phone at a German practice.
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Dialogue
Receptionist
Guten Tag, Praxis Dr. Keller, Sie sprechen mit Frau Sommer.
Good day, Dr. Keller’s practice, this is Ms. Sommer speaking.
You
Guten Tag, hier ist Amir Rahman. Ich würde gern einen Termin vereinbaren.
Good day, this is Amir Rahman. I’d like to schedule an appointment.
Receptionist
Worum geht es genau? Ist es dringend?
What is it about exactly? Is it urgent?
You
Ich habe seit ein paar Tagen Rückenschmerzen, aber es ist nicht dringend.
I've had back pain for a few days, but it's not urgent.
Receptionist
Waren Sie schon einmal bei uns in der Praxis?
Have you been to our practice before?
You
Nein, ich bin neu bei Ihnen. Können Sie mich aufnehmen?
No, I’m new here. Can you take me on as a patient?
Receptionist
Ja, natürlich. Sind Sie gesetzlich oder privat versichert?
Yes, of course. Do you have statutory or private health insurance?
You
Gesetzlich, bei der TK. Reicht die Versichertenkarte?
I have statutory insurance, with TK. Is the insurance card enough?
Receptionist
Ja, die Versichertenkarte reicht. Wann könnten Sie kommen?
Yes, the insurance card is enough. When could you come in?
You
Haben Sie diese Woche noch einen freien Termin?
Do you still have a free appointment this week?
Receptionist
Diese Woche hätte ich noch einen freien Termin am Donnerstag um 11:30 Uhr oder am Freitag um 15 Uhr.
This week I still have an opening on Thursday at 11:30 or on Friday at 3 PM.
You
Mir passt Freitag um 15 Uhr gut, danke.
Friday at 3 PM works well for me, thanks.
Receptionist
In Ordnung. Wie ist Ihr Geburtsdatum?
Alright. What is your date of birth?
You
Der 12. März 1996.
March 12th, 1996.
Receptionist
Danke. Wie lautet Ihre Telefonnummer für Rückfragen?
Thanks. What is your phone number in case we need to reach you?
You
Das ist 0176 12345678.
It’s 0176 12345678.
Receptionist
Bitte kommen Sie zehn Minuten früher und bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit.
Please come ten minutes early and bring your insurance card.
You
Soll ich noch etwas mitbringen, zum Beispiel Befunde?
Should I bring anything else, like medical reports?
Receptionist
Wenn Sie etwas haben, bringen Sie es gern mit. Sonst ist das nicht nötig.
If you have something, feel free to bring it. Otherwise it’s not necessary.
Receptionist
Möchten Sie eine Bestätigung per E-Mail?
Would you like an email confirmation?
You
Ja, bitte. Bitte bestätigen Sie den Termin per E-Mail.
Yes, please. Please confirm the appointment by email.
Receptionist
Wie lautet Ihre E-Mail-Adresse?
What is your email address?
You
amir.rahman@example.com
amir.rahman@example.com
Receptionist
Alles klar, ich schicke Ihnen gleich eine Bestätigung.
Alright, I’ll send you a confirmation right away.
You
Noch eine Frage: Muss ich etwas bezahlen?
One more question: Do I have to pay anything?
Receptionist
Wenn Sie gesetzlich versichert sind, übernimmt die Krankenkasse normalerweise die Kosten.
If you have statutory insurance, the health insurance usually covers the costs.
You
Und falls ich den Termin doch verschieben muss: Wie mache ich das am besten?
And if I do need to reschedule the appointment, what's the best way to do that?
Receptionist
Rufen Sie uns am besten so früh wie möglich an. Dann finden wir einen neuen Termin.
Call us as early as possible. Then we can find a new appointment.
You
Alles klar, danke für die Information.
Alright, thanks for the information.
Receptionist
Gern. Dann bis Freitag um 15 Uhr. Auf Wiederhören.
You're welcome. Then see you on Friday at 3 PM. Goodbye.
Key Vocabulary
Cultural Notes
Arrive early and call if you’re late
In many German practices, arriving 5–10 minutes early is normal for check-in and forms. If you’ll be late, calling briefly is expected—otherwise your slot may be given away and you may need to reschedule.
Statutory vs private insurance
Receptionists often ask whether you are gesetzlich or privat versichert because administrative steps and billing differ. For statutory insurance, you typically present your Versichertenkarte at the first visit.
Bring documents if you have them
If you have prior Befunde (reports), medication lists, or referral letters, bringing them can speed up the appointment. If you don’t have anything, it’s usually fine—just ask politely.
Cancel as early as possible
Canceling early is considered respectful and helps the practice fill the slot. For special appointments, some practices may have cancellation rules, so calling as soon as you know you can’t come is a good habit.
Practice the Scheduling an Appointment scenario
Reading is just the start. Go beyond the text and build real confidence for this situation.
Native Audio
Listen to every phrase spoken by a native speaker
Comprehension Drills
Test your listening with multiple-choice audio exercises
Conversation Simulations
Practice branching dialogues and choose your responses
Spaced Repetition
Master vocabulary with a scientifically-proven review system
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