Complaint to Property Management
Beschwerde bei der Hausverwaltung
Report serious apartment issues (water damage, mold, heating) to the property management and push for a clear, documented solution.
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Dialogue
You
Guten Tag, hier spricht Alex Novak aus der Musterstraße 12. Ich rufe wegen eines Problems in meiner Wohnung an.
Good day, this is Alex Novak from Musterstraße 12. I’m calling because of a problem in my apartment.
Property Manager
Guten Tag, Herr Novak. Was genau ist passiert?
Good day, Mr. Novak. What exactly happened?
You
Ich habe seit zwei Tagen einen Wasserschaden an der Wohnzimmerdecke, und es tropft inzwischen.
For two days I’ve had water damage on the living room ceiling, and it’s dripping now.
Property Manager
Haben Sie die Stelle schon fotografiert und können Sie sagen, woher das Wasser kommt?
Have you already taken photos of the spot and can you say where the water is coming from?
You
Ja, ich habe Fotos und auch ein kurzes Video. Es sieht so aus, als käme es von oben.
Yes, I have photos and also a short video. It looks like it’s coming from above.
Property Manager
In Ordnung. Gibt es weitere Schäden, zum Beispiel feuchte Wände oder Schimmel?
Alright. Are there any other damages, for example damp walls or mold?
You
Ja, leider. Im Schlafzimmer ist bereits Schimmel an der Ecke, wahrscheinlich durch die Feuchtigkeit.
Yes, unfortunately. In the bedroom there is already mold in the corner, probably due to the humidity.
Property Manager
Das ist ernst. Haben Sie gelüftet und geheizt, wie es im Merkblatt steht?
That’s serious. Have you ventilated and heated as stated in the info sheet?
You
Ich lüfte regelmäßig, aber aktuell funktioniert die Heizung nicht richtig, deshalb ist es kalt und feucht.
I ventilate regularly, but at the moment the heating isn’t working properly, so it’s cold and damp.
Property Manager
Seit wann genau haben Sie Probleme mit der Heizung?
Since when exactly have you had problems with the heating?
You
Seit ungefähr einer Woche. Ich habe es schon per E-Mail gemeldet, aber ich habe keine Rückmeldung erhalten.
For about a week. I already reported it by email, but I haven’t received any response.
Property Manager
Ich sehe hier tatsächlich noch keinen Vorgang. Können Sie mir das Datum der E-Mail nennen?
I actually don’t see a case here yet. Can you tell me the date of the email?
You
Die E-Mail war vom letzten Donnerstag, Betreff: „Heizung defekt, bitte um Prüfung“.
The email was from last Thursday, subject: “Heating defective, please check.”
Property Manager
Danke. Dann legen wir jetzt sofort einen Vorgang an. Können Sie mir die Fotos bitte per E-Mail schicken?
Thank you. Then we’ll open a case immediately. Can you please send me the photos by email?
You
Ja, gerne. An welche Adresse soll ich die Unterlagen senden?
Yes, of course. Which address should I send the documents to?
Property Manager
Bitte an service@hausverwaltung-berg.de, und schreiben Sie Ihre Wohnungsnummer dazu.
Please send them to service@hausverwaltung-berg.de, and include your apartment number.
You
In Ordnung. Können Sie den Wasserschaden zeitnah instandsetzen lassen? Das ist wirklich dringend.
Alright. Can you arrange for the water damage to be repaired promptly? This is really urgent.
Property Manager
Wir beauftragen heute noch einen Handwerker. Können Sie morgen zwischen 9 und 12 Uhr zuhause sein?
We’ll commission a handyman today. Can you be at home tomorrow between 9 and 12?
You
Ja, das passt. Bitte rufen Sie vorher kurz an, damit ich bereit bin.
Yes, that works. Please call shortly beforehand so I’m ready.
Property Manager
Mache ich. Wegen des Schimmelbefalls brauchen wir zusätzlich eine Begutachtung. Das kann ein paar Tage dauern.
I will. Because of the mold infestation, we also need an inspection. That can take a few days.
You
Verstehe. Ich möchte trotzdem eine klare schriftliche Lösung, damit das nicht liegen bleibt.
I understand. Still, I want a clear written solution so it doesn’t get left unresolved.
Property Manager
Das kann ich Ihnen per E-Mail bestätigen: Handwerkertermin morgen und anschließend Schimmelprüfung.
I can confirm that to you by email: handyman appointment tomorrow and then a mold inspection.
You
Danke. Die Hausverwaltung reagiert leider nur sehr verzögert, deshalb möchte ich das diesmal sauber dokumentieren.
Thank you. Unfortunately the property management responds only with delays, so this time I want it properly documented.
Property Manager
Ich verstehe Ihren Ärger. Damit wir das korrekt prüfen können: Gibt es ein Übergabeprotokoll mit Hinweisen auf frühere Schäden?
I understand your frustration. So we can check it properly: Is there a handover report with notes about previous damages?
You
Ich bitte um Einsicht in das Übergabeprotokoll, damit wir das abgleichen können.
I request access to the handover report so we can compare it.
Property Manager
In Ordnung, ich lasse Ihnen eine Kopie zukommen. Bitte beachten Sie: Für eine Mietminderung brauchen wir die Prüfung des Mangels.
Alright, I’ll send you a copy. Please note: for a rent reduction we need the defect to be assessed.
You
Wegen des Schimmelbefalls möchte ich die Miete mindern, zumindest bis die Ursache behoben ist.
Because of the mold infestation, I would like to reduce the rent, at least until the cause is fixed.
Property Manager
Verstanden. Wir haben den Reparaturauftrag bereits eingereicht und melden uns mit einem Ergebnis der Begutachtung.
Understood. We have already submitted the repair order and will get back to you with the inspection result.
You
Können Sie mir bitte die Vorgangsnummer nennen und den Eingang meiner Unterlagen bestätigen?
Could you please tell me the case number and confirm receipt of my documents?
Property Manager
Ja, die Vorgangsnummer ist LC-2217. Ich bestätige Ihnen den Eingang per E-Mail, sobald die Fotos da sind.
Yes, the case number is LC-2217. I’ll confirm receipt by email as soon as the photos arrive.
Key Vocabulary
Cultural Notes
Document Everything Early
In Germany, communication with landlords and property management is often handled formally and in writing. If you report defects (Mängel) like water damage or mold, it’s common to send photos, dates, and a short description by email and to ask for a case number (Vorgangsnummer). This paper trail matters if repairs are delayed or if you later need to prove when you reported the issue.
Access and Appointments with Tradespeople
Repairs are typically coordinated through the Hausverwaltung, and tradespeople often come during fixed time windows (e.g., 9–12). Being available, arranging key handover, and asking for a quick call before arrival are normal. If you can’t provide access soon, the issue may be treated as less urgent—especially if the management can’t verify the damage.
Mietminderung Is Usually Tied to Proof
Rent reduction (Mietminderung) is a real concept in Germany, but in practice landlords/property management often insist on inspection and documentation first. It’s common to request a written timeline and to wait for an assessment (Begutachtung). Staying factual and asking for written confirmation usually gets better results than threatening immediately.
Übergabeprotokoll Can Be Important
At move-in and move-out, many rentals use an Übergabeprotokoll (handover report) that lists the condition of the apartment. If you later have disputes about whether damage was pre-existing, asking for access to this report is a typical and practical step. Property managers often take this request seriously because it helps clarify responsibility.
Practice the Complaint to Property Management scenario
Reading is just the start. Go beyond the text and build real confidence for this situation.
Native Audio
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Comprehension Drills
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Conversation Simulations
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